Comment sortir des débats sans fin en réunion ?

Introduction

Qui n’a jamais connu de réunions à répétition où les discussions tournent en rond sur le même sujet, donnant l’impression d’avoir perdu son temps ? A peu près tout le monde.

Une des explications à ce phénomène est souvent l’angle par lequel les personnes engagent leurs échanges : en se précipitant directement sur le fond du sujet, les conversations sont vite noyées par un niveau de détails élevé qui fait perdre de vue l’essentiel.

Les réunions ont donc tendance à s’éterniser en raison d’un manque de hauteur de vue, nécessitant parfois de faire appel à une instance hiérarchique pour trancher les débats. Alors comment réussir à trouver un vrai consensus partagé autour de la table ?

Faire ressortir l’essence du projet pour sortir du contenu

Paradoxalement, c’est en sortant du contenu pour réfléchir à un autre niveau, qu’il sera possible de trouver un consensus sur le contenu. Cet autre niveau est celui du sens du projet.

Le sens apporte du recul aux échanges en mettant en perspective et en lien les réflexions avec ce niveau de sens. Il est possible de le faire émerger grâce à des questions telles que :

Quels sont les enjeux de ce projet ?
Pourquoi faisons-nous ce projet ?
Quelle est sa finalité ?
Quelle est sa raison d’être ?

Par exemple, si un groupe éprouve des difficultés dans le choix des mots pour décrire une activité ou un service, il peut être utile de poser ces questions pour obtenir des réponses qui permettront ensuite de faciliter le choix des mots et leur cohérence avec les réponses obtenues.

S’accorder sur les enjeux et les finalités pour déterminer le sens de l’action

Ces questions permettent d’opérer un changement dans la dynamique des échanges pour faire progressivement émerger des points de convergence que les personnes ne trouvaient pas forcément en débattant sur le fond du sujet.

Les acteurs vont ainsi élaborer une vision partagée, en se mettant d’accord sur les enjeux et les finalités du projet, pour rendre explicite le sens de l’action.

La signification profonde du projet et la direction à prendre sont à présent claires pour tous ; et ces nouvelles données constituent désormais un référentiel commun à partir duquel peuvent se prendre les décisions sur le fond du sujet.

Conclusion

Changer de niveau de réflexion pour créer une logique de raisonnement collective et sortir des logiques individuelles, est une des solutions pour sortir des discussions sans fin. Il ne s’agit plus de savoir qui a tort ou raison mais d’apprécier les avis et les décisions en cohérence avec un référentiel co-construit et partagé pour donner un sens commun à l’action.